Собрания. Ведение собраний.

Вступив в новую должность, вы должны выяснить, к каким собраниям привыкли подчиненные. Как часто они проходят, сколько времени длятся, кто их созывает, кто устанавливает повестку дня, как относятся к ним подчиненные. Люди могут считать собрания хорошей возможностью пообщаться с коллегами, а могут думать, что это лишняя нагрузка и пустая трата времени. Кое-кто может расценивать собрания как дополнительную возможность выдвинуться. Даже если ваша организация обычно не проводит собраний, вам нужно установить такую традицию, потому что собрание — это один из способов сохранить нужную атмосферу в коллективе и дать подчиненным шанс пообщаться друг с другом.

Вам необходимо заранее подготовить зал для собрания, в котором предстоит провести обсуждение. В зависимости от установленной повестки дня вы можете проводить собрания, посвященные решению проблем эффективности производственного процесса, вопросу внедрения передовых методов и новых технологий.

Так как люди — существа социальные, им нравится встречаться и узнавать о намерениях друг друга. Проведенные исследования показали, что деятельность людей является более продуктивной в случае, когда они имеют возможность общаться друг с другом. Собрания людей, вне зависимости от того, работают ли они в одной области или в различных областях, оказывают на них положительное влияние, так как во время встреч происходит обсуждение различных вопросов и перспективных предложений.

Некоторые руководители проводят собрания только для того, чтобы еще раз поговорить о целях компании и дать людям почувствовать себя частью общей команды. И это достаточно веская причина. Но если вы столкнулись как раз с таким случаем, то делайте собрания краткими и не проводите их слишком часто.

Исследования показывают, что люди работают более производительно, когда им предоставляется возможность коммуникации с коллегами.

Хороший способ начать первое собрание — это спросить подчиненных о их планах и попросить высказать свои предложения относительно того, что можно изменить. Это вполне резонная причина для проведения первого собрания. Вам только
нужно быть осторожным и не слишком спешить высказывать свои мнения, делать предложения или устанавливать требования. Дайте себе время понаблюдать и выслушать мнения подчиненных.

 

Ведение собрания

 

Несмотря на то, что собрания проводятся регулярно в заранее установленное время, важно еще раз напомнить людям о них, представляя им уведомление о проведении собрания. Если установлена повестка дня, то она должна быть роздана участникам собрания до начала его проведения. Если люди смогут обдумать вопрос, выносимый на собрание» они будут лучше подготовлены к его обсуждению. Для вас очень важно начать собрание вовремя, даже несмотря на отсутствие ряда его участников, тем самым вы сможете создать условия для пунктуального выполнения намеченного мероприятия. Также важно сообщить людям время окончания собрания и постараться закончить его к этому сроку.

Начинать собрание следует с оглашения повестки дня, а затем спросить его участников, нет ли у них каких-либо дополнений. Повестка дня может быть вывешена на доске сообщений или отпечатана и раздана участникам собрания, причем вопросы, включенные в повестку дня, перечисляются в порядке их важности. Если вам необходимо обсудить все пункты повестки дня, а отведенное время ограничено, вы можете установить лимит времени на обсуждение каждого из пунктов повестки дня. Например, пункт 2 может быть обсужден за десять минут, пункт 3 за 20 минут, а на обсуждение пункта 4, возможно, потребуется лишь пять минут. Если во время собрания вы видите, что люди перестали быть сосредоточенными, можно сделать пятиминутный перерыв. Во время перерыва полезно предложить кофе и безалкогольные напитки.

Если собрание затягивается, и ваши силы на исходе, сыр и крекер или фрукты помогут восстановить энергию.

Если вы хотите вести протокол собрания, то можете поручить кому-нибудь сделать это, или записывайте наиболее интересную информацию сами. Вы можете установить ряд правил ведения собрания. Например, можно сказать: «Если я вижу, что мы отклонились от обсуждаемого вопроса, я имею право вернуть собрание назад к нему». Или вы можете сказать: «Если я замечу, что на обсуждение пункта повестки дня потрачено больше времени, чем было отведено, я имею право остановить выступающего». Вы можете также сказать о том, что открытая дискуссия полезна и создает возможности для рождения новых идей; но обсуждение вопросов в духе враждебности не является плодотворным, и в этом случае вы должны остановить такое обсуждение и перейти к другому вопросу. Вашим работникам необходимо четко знать, какие вопросы будут приниматься коллективно, а какие решения принимает только начальство. Это поможет избежать многих недоразумений

Длинные скучные собрания

Длинные собрания, долгие и скучные, все говорят и говорят, мои веки тяжелеют, а глаза закрываются помимо моей воли.

Я шевелю пальцами ног, кручусь в кресле, рисую домики, жую жвачку, стараюсь не заснуть. Голова опускается, она падает вперед, Я вздрагиваю, я что, спала?

Наверное, никто не заметил…

Оставить комментарий

Вы должны войти для комментирования.