Тайм менеджмент. Управление временем.

Время является одним из важных ресурсов, а время менеджера имеет высокую стоимость. Поэтому в бизнесе уделяется серьезное внимание  планированию времени, а точнее сказать управлением своим временем. Каждый менеджер должен осознать, что знание менеджмента само по себе накладывает на человека большое количество обязательств. Поэтому Вам как менеджеру надо выработать четкое представление о том, как управлять своим временем и распределять возложенную на вас нагрузку.  Материалов по управлении временем много и Вы можете их найти, но как управлять своим временем, когда Вы являетесь менеджером? Как успеть в срок выполнить все порученные Вам задания? Вы не успевает просмотреть материалы физически из-за нехватки времени, у Вас не хватает времени, чтобы подумать?  Вы на гране срыва, начальство  на Вас оказывает давление, сыпется в Ваш адрес угрозы? Так что делать? С чего начать? Следует начать с анализа факторов, которые могут приводить к бесполезной трате Вашего рабочего времени. Рассмотрим их:

 1.  Откладывание работ. Вы часто откладывает работу, которая Вам не интересна и кажется скучной и рутинной. Таким образом, происходит следующее: нагрузка на Вас увеличивается и у Вас остается все меньше и меньше времени на выполнение работы. Один из способов справиться с этой проблемой – выделить час полтора каждый день именно на ту работу, которую хотелось бы отложить. Очень часто оказывается, что данная работа не является такой скучной и не интересной, как могло показаться на первый взгляд.

 

 2.  Неэффективное делегирование полномочий. Если у Вас есть подчиненные, то Вы можете способствовать развитию из способностей и навыков, не выходя за рамки рабочего процесса. А именно поручив выполнение части Ваших обязанностей на подчиненных, тем самым Вы высвободите свободное время для работы над решением задач, которые можете выполнить только Вы. Многие менеджеры неохотно делегируют свои полномочия на своих подчиненных, считая, что эту работу они выполнят лучше и быстрее сами. А другая причина, то, что  покажет их не состоятельность и не компетентность в данных вопросах. Это не так. Если Вы хотите добиться эффективности, то Вам необходимо, по средствам делегирования части работ развивать потенциал Ваших подчиненных.

 3.  Неумение выполнять офисную (канцелярскую) работу. Есть менеджеры, чьи столы пусты, а в ящиках стола лежат бумаги, тщательно разложенные по папкам. К сожалению таких не много, а есть менеджеры, у которых столы завалены бумагами. Они считаю, что это признак большого объема выполняемых работ.

В реалии, затрачивая незначительное время на регистрацию и упорядоченное хранение документов, Вы сэкономите значительное время. Вам не прийдеться тратить много времени на поиск нужного документа. Например, перед совещанием.

 4.  Проведение ненужных совещаний. Прежде чем собирать совещание, оцените насколько оно нужно, и стоит тратить свое время и время других. Менеджеры должны всегда помнить, что совещания могут превратиться в поглощающую время привычку. Чтобы этого не произошло,  необходимо задать следующие вопросы: Зачем собирать совещание? Какая цель совещания? Когда и где будет проводиться совещание? Кто должен присутствовать на совещании? Своевременно ли проводиться совещание? Очень важно чтобы участники совещаний были информированы с темой совещания и получили необходимые документы до совещания, имея время для ознакомления. Это позволит избежать непродуманных и поспешных решений. Умение эффективно проводить совещания – важный навык эффективного менеджера. Ваши совещания должны стоить того затраченного на них  времени и добивались поставленных целей.

 

 5.  Неумение расставлять приоритеты. Менеджер должен уметь расставлять приоритеты. Даже если менеджер способен это делать, то приоритеты компании, которые часто изменяются, могут внести хаос и неразбериху в работу менеджера. Например, приоритет главного офиса в прошлом месяце был забота о нашем постоянном потребителе, в этом заняться развитием персонала в области информационных технологий, а в следующем будет привлечение новых потребителей. Ситуация приведенная в данном примере довольно типична для бизнеса в Эстонии. В данной ситуации довольно сложно менеджеру руководить своим отделом, высшее руководство, меняя часто приоритеты и требуя быстрой реализации в жизнь, не способствует выполнения работы менеджером эффективно. Менеджер должен иметь ясное и четкое представление о целях и задачах своего отдела, а также уметь довести до подчиненных своего отдела. Эффективная система аттестаций поможет менеджеру поставить цели и поставить задачи каждому работнику. Эффективный менеджер должен уметь расставить приоритеты. Если вдруг изменились приоритеты, то менеджер должен точно знать и понимать причины изменений и уметь доходчиво объяснить своим подчиненным. Ежедневная или еженедельная расстановка приоритетов поможет Вам в первую очередь выполнять самые сложные и важные задания, не теряя времени на менее срочные или менее важные работы.

Если Вы умеете распределять приоритеты и экономить время посредствам делегирования полномочий, умелого делопроизводства и эффективного проведения совещаний, то Вы значительно продвинулись по пути к эффективному управлению.

Не забывайте, что Ваше время стоит денег.

 

Олег Мартынов, Экономист — Консультант

Оставить комментарий

Вы должны войти для комментирования.